Astuce PowerPoint - Protéger un fichier PowerPoint de changements

Beaucoup de gens ont besoin pour protéger les fichiers PowerPoint de changements. Il ya plusieurs raisons à cela:

* Pour envoyer des présentations aux fins d'examen seulement (mais pas modifier)
* Afin de maintenir la propriété du contenu créatif
* Pour des raisons légales (par exemple, si le contenu a été approuvé par le conseil juridique et financier et ne peut être modifié)
* Pour des présentations pour les autres à offrir, mais pas modifier

Vous pouvez choisir parmi un certain nombre de techniques, en fonction de votre situation. Parfois, vous avez besoin pour maintenir animation par exemple, d'autres fois, il vous suffit de diapositives statiques. Voici quelques méthodes que vous pouvez utiliser.

A. Convertir en images

Si vous ne disposez pas d'animation, vous pouvez convertir toute la présentation d'images, de sorte que chaque diapositive contient une image de la diapositive d'origine. Bien sûr, on pouvait encore supprimer des diapositives ou des images, mais cette méthode est facile et est souvent utilisé pour l'examen et le maintien de la propriété créative. Il vous permet également de protéger les quelques diapositives et pas d'autres. Ceci est utile si vous souhaitez autoriser les gens à changer quelques-unes des diapositives. Suivez ces étapes:

1. Choisissez Fichier> Enregistrer sous. (En 2007, le bouton Office> Enregistrer sous.)

2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Enregistrer sous Type de liste déroulante et choisissez le format JPG ou PNG possibilité. Vous pouvez modifier le nom du fichier si vous voulez ou garder le nom par défaut.

3. Cliquez sur Enregistrer.

4. Dans la boîte de dialogue vous demandant si vous souhaitez exporter toutes les diapositives ou la diapositive en cours, cliquez sur Chaque diapositive.

5. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue qui vous indique sont des fichiers d'image ont été enregistrées. PowerPoint crée un sous-dossier pour eux.

6. Créer une nouvelle présentation. Vous devez maintenant insérer les images, et il ya un raccourci, la fonction album photo. Choisissez Insertion> Image> Album Photo New. (En 2007, choisissez l'onglet Insertion> Illustrations groupe> Album Photo flèche déroulante Album> Nouvelle photo.)

7. Dans la boîte de dialogue Album photo, cliquez sur le bouton Fichier / disque. Choisissez les images que vous avez créées précédemment et cliquez sur Ouvrir. (Vous pouvez appuyer sur Maj et cliquez sur la première, puis la dernière image que vous avez enregistré précédemment pour toutes les sélectionner.)

8. Vous revenez à la boîte de dialogue Album photo. Dans la section Présentation de l'album, choisissez la mise en page que vous voulez Image. Habituellement, vous sélectionnez Ajuster à la diapositive ou image 1. Cliquez sur Créer.

9. PowerPoint insère une image sur chaque diapositive et crée une diapositive de titre, que vous pouvez ensuite supprimer. Enregistrez la présentation.

B. Convertir en PDF

Une autre méthode couramment utilisée consiste à convertir la présentation au format PDF. Vous perdez toutes les animations, mais les gens ne peuvent pas modifier les diapositives, ou même supprimer tout. Quelques options:

* Adobe Acrobat
* Un créateur de PDF gratuit (tels que PDF995 ou PrimoPDF)
* Prep4PDF
* Un add-à partir de Microsoft (pour PowerPoint 2007 uniquement). Si vous utilisez le module dans, vous pouvez alors choisir le bouton Office> Enregistrer sous> PDF ou XPS

C. Convertir SWF, AVI ou autre format de film

Conversion au format SWF crée un fichier vidéo SWF de votre présentation. Cette méthode permet d'économiser votre animation, bien que la précision dépend de l'outil que vous utilisez. Vous pouvez utiliser cette méthode pour publier votre présentation sur votre site Web ou YouTube, particulièrement si vous incluez la narration. SWF est un excellent choix pour de nombreux projets de marketing. Quelques options:

iSpring Free, la meilleure outil gratuit que je sache, se transforme en SWF

Capture vidéo, y compris Camtasia de TechSmith, SnagIt (en mode de capture vidéo), et Jing (qui est gratuit pour les présentations de moins de 5 minutes). Ces outils permettent de convertir en AVI, SWF ou d'autres formats. Il ya une option libre et open source, CamStudio.

D. Mot de passe protéger pour l'édition

PowerPoint 2007 vous permet d'ajouter un mot de passe qui permet aux gens d'ouvrir, mais pas de modifier, d'une présentation. Si vous avez 2007, il s'agit d'un excellent moyen pour permettre à certaines personnes de modifier le fichier, mais pas d'autres. Mais notez le "gottcha» et la solution de contournement à la fin de cette section.

Cliquez sur le bouton Office> Enregistrer sous. Dans la zone Enregistrer sous boîte de dialogue, choisissez Outils Options> Général.

Dans la boîte de dialogue Options générales, entrez un mot de passe le mot de passe pour modifier zone de texte. Assurez-vous d'écrire cela! Cliquez sur OK. Vous aurez besoin d'entrer de nouveau le mot de passe. Alors allez-y et enregistrez le fichier.

Lorsque vous ou d'autres ré-ouvrir ce fichier, une boîte de dialogue apparaît, vous demandant le mot de passe.

Le problème avec cette méthode est que si les gens ouvrir le fichier PowerPoint 2007 en 2003 (ce qui peut être fait avec un téléchargement gratuit de Microsoft), le fichier n'est plus protégé. Cependant, curieusement, si vous enregistrez le fichier 2007 à 97-2003 (dans les boîte de dialogue Enregistrer), vous ne pouvez pas éditer le fichier, même en 2003. Cette solution de contournement peut être juste ce dont vous avez besoin. Bien sûr, certaines fonctionnalités de 2007 ne fonctionne pas en 2003, qui peut être un problème si vous voulez donner à certaines personnes le droit de modifier le fichier.

PowerPoint 2007 vous permet d'ajouter une signature numérique à un fichier. Une signature numérique n'empêche pas les changements, mais vous permet de savoir si quelqu'un a changé le fichier, parce que le processus de modification du fichier invalide la signature numérique. Vous devez vous procurer un service de signature numérique. Commencez par choisir le bouton Office> Préparer> Ajouter une signature numérique. Quand vous avez un tel service, un nouvel élément, afficher les signatures numériques apparaît dans le menu de préparation.

E. Marquer comme final

Si vous avez 2007 et n'ont pas besoin d'éviter toute sécurité les changements, mais veulent juste que les gens sachent que la présentation ne doit pas être changé, vous pouvez utiliser la fonction Marquer comme final. Choisissez le bouton Office> Préparer> Marquer comme final. Cela désactive toutes les frappe,, l'édition et commandes proffing. Cependant, quelqu'un peut revenir à l'élément de menu et même désactiver le paramètre, utilisez donc cette fonctionnalité lorsque la sécurité absolue n'est pas nécessaire....